Política de tratamiento de datos personales
Última actualización: 14 de octubre de 2026
1. Responsable del tratamiento
Kupocell SAS, identificada con NIT 901339881-7, con domicilio en Calle 16 # 23 - 71, Pasto, Nariño, correo ingenieriasmartgadgets@gmail.com y teléfono 3226104752, es responsable del tratamiento de los datos recogidos a través de AsistencIA.
Cuando una empresa cliente usa el sistema para controlar la asistencia de sus trabajadores, esa empresa actúa como responsable de los datos de su personal y AsistencIA actúa como encargado, tratándolos únicamente por instrucción suya y para prestar el servicio.
2. Qué datos se tratan
- De la persona que administra: nombre, correo electrónico y foto de perfil de su cuenta de Google, usados para identificarla al entrar.
- De cada trabajador: nombre, número de documento, correo electrónico si se registra, sede, horario y salario si la empresa decide cargarlo.
- Dato biométrico de inscripción: vectores numéricos derivados de la fotografía del rostro tomada al registrarlo (ver sección 3).
- Foto de cada marcación: una imagen del momento en que el sistema confirmó la identidad, guardada como evidencia visible en el panel de la empresa (ver sección 3).
- De cada marcación: fecha y hora, tipo de registro (entrada o salida), sede, si fue aceptada o rechazada y, cuando la empresa lo activa, la ubicación geográfica del dispositivo.
3. Cómo se trata el rostro
Es la parte más importante de esta política, así que conviene ser explícito. Hay dos fotografías distintas y se tratan de forma distinta:
- La fotografía de inscripción no se almacena. Se procesa en el navegador o en la aplicación del dispositivo, se extraen de ella unos vectores numéricos (uno de 128 y otro de 512 números) y la imagen se descarta de inmediato. Esos vectores sirven para comparar si dos rostros corresponden a la misma persona; en el uso normal del sistema no permiten reconstruir la fotografía original, aunque, como con cualquier dato biométrico, no puede garantizarse que ninguna técnica futura logre revertirlos.
- La fotografía de cada marcación sí se almacena. Es el cuadro que capturó la cámara en el instante en que el sistema aceptó la identidad, guardado junto a esa marcación como respaldo visible para la empresa (por ejemplo, para resolver un reclamo sobre una hora registrada). Se guarda en baja resolución, pensada solo para verificación visual.
- Los vectores de inscripción solo se descargan al dispositivo de marcación de la empresa a la que pertenece el trabajador, y nunca se comparte con terceros.
- Los datos de cada empresa viven en un espacio separado de la base de datos, y el sistema está diseñado para que una consulta de una empresa nunca alcance los datos de otra.
4. Para qué se usan
- Registrar la entrada y la salida de los trabajadores y verificar su identidad.
- Calcular horas trabajadas y horas extra para efectos laborales y de nómina.
- Enviar a cada trabajador, si la empresa lo activa, el resumen diario de sus propias marcaciones.
- Prestar soporte y mantener el servicio en funcionamiento.
Los datos no se venden, no se usan con fines publicitarios y no se emplean para entrenar modelos de inteligencia artificial.
5. Autorización
El registro del rostro de un trabajador requiere su autorización previa, expresa e informada. Corresponde a la empresa empleadora recogerla y conservarla antes de registrarlo en el sistema. El trabajador puede negarse, y en ese caso la empresa debe ofrecerle un medio alternativo para registrar su asistencia.
6. Derechos del titular
Toda persona cuyos datos estén en el sistema puede:
- Conocer qué datos suyos se tratan y con qué finalidad, y acceder a ellos de forma gratuita.
- Solicitar la actualización o corrección de datos inexactos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de su dato biométrico.
- Revocar la autorización y pedir la supresión de su dato biométrico.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para ejercerlos puede escribir a ingenieriasmartgadgets@gmail.com, o dirigirse al área de recursos humanos de su empleador. Las consultas (conocer, acceder o pedir prueba de la autorización) se atienden dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción, prorrogables 5 días hábiles más si se avisa el motivo antes de que vencido el primer plazo. Los reclamos (corrección, actualización, revocación o supresión) se acusan de recibido dentro de los 2 días hábiles siguientes y se resuelven dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recepción; si no es posible atenderlo en ese plazo, se informará el motivo y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar 8 días hábiles adicionales.
7. Conservación
Los datos se conservan mientras dure la relación con la empresa cliente y durante el tiempo que exijan las obligaciones laborales y contables aplicables. Cuando un trabajador se desactiva, su rostro deja de usarse para reconocimiento, pero el dato biométrico no se borra automáticamente: se conserva por si la empresa necesita reactivarlo, y su historial de marcaciones se conserva como soporte laboral. La eliminación definitiva del dato biométrico ocurre cuando su titular ejerce el derecho de supresión descrito en la sección 6, o cuando termina la relación con la empresa cliente.
8. Seguridad
La información viaja cifrada, el acceso al panel exige autenticación, cada dispositivo de marcación se activa con una credencial propia y revocable, y los datos de cada empresa están separados por diseño de los de las demás.
La aplicación se aloja en Vercel y la base de datos en Supabase, ambos con infraestructura en Estados Unidos. Esto implica una transferencia internacional de datos: al autorizar el tratamiento de su información, el titular autoriza también su almacenamiento y procesamiento en servidores ubicados fuera de Colombia, bajo los mismos estándares de seguridad descritos en esta política.
9. Cambios
Cualquier modificación sustancial de esta política se comunicará a las empresas clientes por el correo registrado, con antelación razonable a su entrada en vigencia.