Términos y condiciones del servicio

Última actualización: 27 de octubre de 2026

1. Quién presta el servicio

AsistencIA es un servicio de Kupocell SAS, identificada con NIT 901339881-7, con domicilio en Calle 16 # 23 - 71, Pasto, Nariño (en adelante, «AsistencIA» o «nosotros»). Puedes escribirnos a ingenieriasmartgadgets@gmail.com o llamar al 3226104752.

Estos términos regulan el uso del panel web, del kiosco web y de la aplicación AsistencIA para Android (juntos, «el servicio»). Al crear una cuenta, activar un dispositivo o usar el servicio, la empresa que lo contrata («el cliente») acepta estos términos. Quien acepta en nombre de una empresa declara que tiene facultad para obligarla.

2. Qué hace el servicio

• Registra la entrada y la salida de los trabajadores del cliente mediante reconocimiento facial con verificación de persona real (parpadeo), desde celulares, tabletas o computadores que el cliente activa como kioscos.
• Calcula horas trabajadas, recargos y horas extra según las reglas configuradas y la legislación laboral colombiana vigente, y permite exportar reportes.
• Opcionalmente, registra la ubicación del dispositivo en cada marcación, envía resúmenes diarios por correo y entrega los datos por API a otros sistemas del cliente.

Los cálculos son una herramienta de apoyo. La liquidación de nómina, prestaciones y horas extra, y el cumplimiento de las obligaciones laborales, siguen siendo responsabilidad del cliente, que debe revisar los reportes antes de usarlos.

3. Cuenta y dispositivos

• El acceso al panel se hace con una cuenta de Google. El cliente responde por las personas a las que da acceso y por lo que hagan con él.
• Cada kiosco se activa con un código de un solo uso generado en el panel y recibe una credencial propia. El cliente puede revocarla en cualquier momento; al hacerlo, el dispositivo deja de funcionar hasta volver a activarse.
• El cliente debe avisarnos sin demora si sospecha que una cuenta o un dispositivo fue usado sin autorización.

4. Obligaciones del cliente sobre los datos de sus trabajadores

Frente a los datos de sus trabajadores, el cliente es el responsable del tratamiento y AsistencIA actúa como encargado, según la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos. En consecuencia, el cliente se obliga a:

• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de cada trabajador antes de registrar su rostro, informándole que se trata de un dato sensible y que no está obligado a entregarlo.
• Ofrecer un medio alternativo de registro de asistencia a quien no autorice el uso de su rostro.
• Informar a sus trabajadores cuando active el registro de ubicación.
• Atender las solicitudes de sus trabajadores sobre sus datos (consulta, corrección, supresión) y trasladarnos las que requieran nuestra intervención.
• Registrar solo a personas con las que tenga una relación laboral o de prestación de servicios, y no usar el servicio para vigilar a personas fuera de ese contexto.

5. Uso aceptable

El cliente no puede:

• Intentar engañar al reconocimiento (fotos, videos, máscaras) o marcar por otra persona, ni permitir que sus trabajadores lo hagan.
• Intentar acceder a datos de otras empresas, a partes del sistema que no le corresponden, o eludir los límites de su plan.
• Copiar, descompilar o revender el servicio, o usarlo para construir uno competidor.
• Usar el servicio para fines ilícitos o contrarios a los derechos de los trabajadores.

El incumplimiento de esta sección permite suspender el servicio de inmediato.

6. Planes, prueba y pagos

• Prueba gratis: cada empresa nueva tiene 7 días de prueba sin tarjeta, con funciones limitadas (un número máximo de trabajadores, sedes y usuarios del panel, y sin acceso por API). Al terminar, el panel y los kioscos dejan de registrar hasta que se contrate un plan.
• Planes y precio: hay cinco planes (Inicial, Esencial, Equipo, Empresa y Corporativo). Cada uno cubre un rango de trabajadores activos, trae sus funciones (número de sedes, usuarios del panel y acceso por API) y tiene un precio fijo mensual publicado en el sitio. Si la empresa supera el tope de trabajadores de su plan, debe pasar al siguiente para registrar más. Por encima de 100 trabajadores el precio se acuerda aparte.
• Cuántos trabajadores se cobran: cada mes se cobra según el número máximo de trabajadores activos que tuvo la empresa durante el período anterior al cobro. Por eso el valor de cada cobro puede cambiar de un mes a otro si el equipo crece o se reduce. El valor actualizado se ve en el panel antes de cada cobro.
• Débito automático mensual: los pagos se procesan con Wompi (Bancolombia). Con el débito automático, el cliente registra una tarjeta y la suscripción se renueva sola cada mes, con un cobro automático a esa tarjeta, hasta que la cancele. Puede cancelarla en cualquier momento desde el panel (Ajustes → Suscripción): no se harán más cobros y el servicio sigue activo hasta el final del mes ya pagado. También puede pagar mes a mes, sin débito automático, con PSE, Nequi, Bancolombia o tarjeta.
• Datos de la tarjeta: los recibe y los guarda Wompi. AsistencIA no los conoce ni los almacena; solo conserva la marca y los últimos cuatro dígitos para mostrarlos en el panel.
• Los precios están en pesos colombianos.
• Si un cobro mensual a la tarjeta no se logra, lo reintentamos hasta cuatro veces en los días siguientes; si sigue sin lograrse, el débito queda en pausa hasta que el cliente cambie la tarjeta o pague el mes por otro medio. Si el pago no se logra, desde el día siguiente al vencimiento el kiosco deja de registrar marcaciones hasta que se regularice; los datos se conservan.
• Salvo lo que disponga la ley, los períodos pagados no son reembolsables. Si el servicio falla por causa nuestra de forma prolongada, compensaremos con tiempo de servicio adicional.
• Podemos cambiar los precios para períodos futuros avisando con al menos 30 días; los ya pagados no cambian.

7. Disponibilidad y funcionamiento sin conexión

Procuramos que el servicio esté disponible siempre, pero puede interrumpirse por mantenimiento, fallas de proveedores de infraestructura o de internet. La aplicación de Android guarda en el dispositivo las marcaciones hechas sin conexión y las envía cuando vuelve la red; si el dispositivo se borra, se daña o se desinstala la aplicación antes de ese envío, esas marcaciones pueden perderse.

El reconocimiento facial es probabilístico: puede no reconocer a una persona (por luz, ángulo, cambios de apariencia) y, en casos excepcionales, confundir a dos personas muy parecidas. El sistema aplica umbrales de seguridad para reducir ese riesgo, y el cliente puede corregir marcaciones desde el panel.

7A. Registros de asistencia y su revisión

• Las marcaciones se generan en los kioscos del cliente o las ingresan sus propios usuarios desde el panel. Cada corrección hecha en el panel queda en el historial de correcciones, con el usuario que la hizo, la fecha y el motivo.
• AsistencIA no crea, cambia ni elimina marcaciones por iniciativa propia, salvo por las reglas automáticas que el cliente ve y configura en el panel (por ejemplo, el cierre de una salida que no se marcó al límite del horario), o por solicitud escrita del cliente.
• El cliente es responsable de revisar los reportes antes de liquidar nómina, horas extra o cualquier pago, y de corregir oportunamente lo que no corresponda.
• Si el cliente detecta una diferencia que atribuya al servicio, debe informarla por escrito dentro de los 30 días siguientes al cierre del período en que ocurrió. Pasado ese plazo, los registros y reportes de ese período se entienden revisados y aceptados por el cliente.
• El historial de marcaciones y de correcciones que conserva el sistema es el soporte de lo registrado, y el cliente acepta que se use como tal para resolver cualquier diferencia.

8. Propiedad

El software, la marca AsistencIA y sus diseños son nuestros. Los datos que el cliente carga (trabajadores, marcaciones, configuración) son del cliente: los tratamos solo para prestarle el servicio y puede exportarlos en cualquier momento desde el panel.

9. Responsabilidad

En la medida que la ley lo permita, nuestra responsabilidad total frente al cliente por cualquier reclamación relacionada con el servicio se limita al valor pagado por el cliente en los 3 meses anteriores al hecho que la origina. No respondemos por daños indirectos, lucro cesante ni por decisiones laborales o de nómina tomadas sin revisar los reportes. Nada de lo anterior limita los derechos que la ley de protección al consumidor o de datos personales reconozca y que no puedan renunciarse.

10. Terminación

• El cliente puede dejar de usar el servicio cuando quiera; basta no renovar.
• Podemos suspender o terminar el servicio por incumplimiento de estos términos, con aviso previo salvo que el incumplimiento sea grave.
• Al terminar, el cliente tiene 30 días para exportar su información. Después, los datos biométricos se eliminan y el resto se conserva solo el tiempo que exija la ley.

11. Cambios a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Los cambios sustanciales se avisarán al correo registrado con al menos 15 días de antelación; seguir usando el servicio después de esa fecha implica aceptarlos.

12. Ley aplicable

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las diferencias se intentarán resolver primero de forma directa; si no es posible, se someterán a los jueces competentes de Pasto.